Cómo Renovar el Registro con la FDA (II)

La semana pasada ya os contaba en esta entrada quiénes, porqué, cuándo había que renovar el registro con la FDA y las posibles consecuencias de no hacerlo en el plazo establecido. Hoy veremos cómo se debe realizar esta renovación, su coste, y la importancia de elegir un buen agente que nos represente ante este organismo de la administración federal estadounidense.

¿Cómo puedo renovar el registro con la FDA?

Renovar el registro es muy sencillo. La FDA pone a disposición de las empresas múltiples métodos para realizarlo, bien sea Registro FDAenviando por correo el formulario 3537, vía fax, o remitiendo un CD-ROM con los datos, aunque el método más utilizado en la actualidad (y el más cómodo para las empresas) es la renovación on-line en la sección del portal correspondiente a la FDA. Para ello, será necesario introducir las claves de acceso facilitadas por la FDA durante el registro de las instalaciones en el portal habilitado para realizar las gestiones con este organismo, al que podréis acceder aquí.

Una vez introducidas las claves en el “Food Facility Registration Module”accederemos a la pantalla de gestión de nuestro registro, en donde podemos elegir entre varias opciones, como la actualización de la información, cancelación o renovación de registro. Seleccionaremos la pestaña correspondiente a la renovación, “Biennial Registration Renewal”. Aparecerán los datos que en su día se introdujeron para conseguir dicho registro, con la opción de poder editar cualquier campo, como dirección, teléfono, correo electrónico, o agente designado para mantener al día la información de nuestra empresa. Confirmamos la información, y ya tenemos la renovación completada. Para más información, se puede consultar en este enlace la guía de ayuda publicada por la propia FDA (en inglés).

Como se ve, el trámite es muy sencillo, y cualquiera de nosotros con mínimos conocimientos de inglés puede realizar la renovación.

¿Qué coste tiene esta renovación?

Al igual que el registro de la instalación, la FDA no aplica ningún tipo de tasa por el alta, no supone absolutamente ningún coste para la empresa.

La importancia de elegir un buen agente que nos represente ante la FDA

Aprovechando la oportunidad que nos brinda esta renovación del registro, quizás haya empresas que quieran revisar la figura del agente que les representa ante la FDA en los Estados Unidos.

Esta figura tiene más importancia de la que se la concede de forma habitual, ya que ante cualquier problema en las partidas Agente ante la FDAexportadas a EEUU será el encargado de comunicarnos la incidencia, y hasta puede que sea el encargado de representarnos para resolver el problema. Por tanto es altamente aconsejable que sea un profesional que conozca perfectamente los trámites documentales, aduaneros y la legislación competenteEn caso de haber elegido un agente profesional dedicado en exclusiva a temas de FDA, casi con toda seguridad será este agente el encargado de notificar a la empresa que deberá renovar el registro en este 2014 y lo realizará en su nombre, estando la empresa exportadora libre de hacer el trámite explicado más arriba.

Con bastante frecuencia me encuentro con que hay empresas que nombran a su distribuidor o importador su agente ante la FDA, con el fin de ahorrarse el importe anual que los profesionales en el área cobran por los servicios prestados. Yo desaconsejo especialmente esta operativa por cuatro razones, principalmente:

  1. El importador/distribuidor tendrá acceso a la información acerca de todos los envíos que realicemos a este mercado. Si tenemos más de un importador/distribuidor estaremos poniendo a su disposición información de las exportaciones que realizamos con destino a sus competidores directos, datos que las empresas intentan proteger a toda costa para evitar que se conozcan precios, cantidades y posibles acuerdos confidenciales con otros intervinientes en el mercado.
  2. Si se produce una incidencia con una partida de otro importador/distribuidor, puede existir conflicto de intereses con el agente ante la FDA, que al ser competidor directo puede verse tentado a no avisar al productor y generar un conflicto comercial con su competencia. Un tema muy serio que puede romper relaciones comerciales con alguno de nuestros clientes en otro mercado.
  3. Ya que la actividad de agente es complementaria a su actividad principal, estos agentes no suelen estar al tanto de novedades y cambios en la normativa de la FDA, o de plazos de renovación, como en este año. Esto puede provocar problemas al productor, que si no es él mismo quien se preocupa de ponerse al día o realizar la renovación correspondiente, se arriesga a que su mercancía no pueda ser despachada en la aduana estadounidense.
  4. A pesar de que tengas una relación excelente con tu importador/distribuidor, y cuente con tu absoluta confianza, todos conocemos que en los negocios estas relaciones se pueden deteriorar con mucha rapidez y que tu agente ante la FDA no esté en buenas relaciones contigo puede suponer el cierre temporal o definitivo de las puertas de este mercado para tu empresa.

Por todo esto, en mi opinión, es mucho más razonable que la empresa separe su canal comercial de los trámites administrativos y legales necesarios para el envío de mercancía. Busca un agente independiente de tu red de distribución que actúe en tu interés, no dando herramientas a terceros que puedan volverse en tu contra en el futuro. Asegúrate que este profesional es un agente con experiencia contrastada y compara entre varias ofertas, ya que las tarifas que puedes encontrar en el mercado varían enormemente de una empresa a otra.

Esto es todo en cuanto al trámite de renovación de registro con la FDA. Como ves no es nada complicado, aunque dependerá de quién tengas designado como agente el que tu empresa tenga que hacer o no directamente el trámite.

No te olvides que el plazo de la renovación del registro con la FDA comenzará el 1 de octubre, y finalizará el 31 de diciembre. Verifica que se haga la renovación, o a partir del 2015 tu empresa no figurará entre las instalaciones registradas ante la FDA y tus productos no podrán ser comercializados en los USA.

Si hay algún aspecto que aún sea confuso, no dudes en dejar un comentario más abajo y estaré encantada de poder resolver tu duda.

 

Imágenes obtenidas de la web www.freedigitalphotos.net
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8 Comentarios

  1. Que tal Victoria bastante interesantes tus comentarios, solo quiero me confirmes si entendí de forma correcta lo mas adecuado es que para estar al día con las actualizaciones y comunicados emitidos por FDA y estar al pendiente de lo que pudiera surgir con mis productos en el tema de inocuidad ante la FDA es preferible que contrate los servicios de un agente especializado en el tema en los Estados Unidos, que al estar especializado en estos temas es quien tiene competencia para poder mediar y darme asesoría ante cualquier evento que pudiera haber ante FDA de igual forma me ayudaría a obtener mi registro inicial FDA y las subsecuentes renovaciones esto con la finalidad de no hacer errores que aunque comentas que es algo muy fácil es un procedimiento que ellos están muy familiarizados y nosotros como nuevos usuarios no.
    De nuevo muchas gracias por tus comentarios son de bastante utilidad.
    Saludos

    • Efectivamente, esa es la opción que yo recomiendo a mis clientes. Que estén bien asesorados en esta materia por un buen profesional en el área, que, además, pueda ofrecer servicios complementarios al registro con la FDA y mantenga a sus clientes al día sobre novedades que afecten a su empresa, o esté en disposición de resolver cualquier incidencia detectada por la agencia, bien sea por temas de contaminación de producto, inclusión de aditivos no autorizados, etiquetado, productos “misbranded”, etc.

      Muchas gracias por pasarte por aquí y comentar el artículo, que me alegra que haya sido de tu interés.

      Un saludo,

      Victoria Valbuena

  2. Estimada Victoria, te felicito por tu blog, es bastante informativo.
    Tenía una consulta, un caso práctico: el ex-jefe de exportaciones de mi empresa generó un User en la FDA, utilizó su correo electrónico y desde ese usuario se generaron las notificaciones previas, esa persona dejo el cargo, salio de la empresa y no nos quiere dar el password de ese usuario ni cambiar el correo electrónico anexado. Que podemos hacer nosotros como dueños legales de la empresa, se puede solicitar a la FDA la cancelación de dicho usuario? como teníamos exportaciones en proceso tuvimos que volver a registrarnos para realizar las notificaciones previas pero nos queda el temor que la primera cuenta sea mal utilizada en nuestro nombre.
    Por favor tus comentarios, gracias.

    • Buenos días, Javier

      Lamento mucho que tu empresa se encuentre en esa situación. Y creo que tu preocupación es bastante legítima. En tu caso lo que yo haría sería contactar directamente con el agente en USA que tengáis para los trámites ante la FDA, explicarle la situación, y que él sea quien notifique a la FDA la baja de registro, así como su intención de dejar de ser agente para vuestra empresa con ese usuario. No comentas nada en tu correo, por lo que no sé si la cuenta con la que se maneja en la FDA es cuenta de empresa o personal del antiguo export manager. Si la cuenta es de vuestra empresa, entiendo que no deberíais tener problemas para realizar la gestión de recuperación de la información, pero si la cuenta era una cuenta personal de gmail, ahí sí que tendréis más problemas.
      En resumen, que lo mejor es que contactéis con el agente que tuvierais en USA para que pueda hacer la gestión en vuestro nombre. Además, ten en cuenta que este año es obligatorio renovar los registros ante la FDA antes del 31 de diciembre, y no creo que esta persona quiera realizar ese trámite en nombre de una empresa con la que ya no tiene relación y seguir pagando los gastos de agente por su cuenta, con lo que previsiblemente ese registro dejará de tener efecto a partir del 1 de enero de 2017.
      Si necesitas ayuda con el tema del agente, puedes contactarme directamente en victoria@victoriavalbuena.com

      Un saludo.

  3. Buenas tardes estimada victoria

    Quería preguntarle varios aspectos sobre el registro FDA
    1: ¿Como podemos saber si nuestro registro FDA ha caducado? Nosotros no tenemos información sobre esto
    2.¿Si hay posibilidad de mirar si esta renovado o no, donde podemos hacer esto? lamentablemente no contamos con ID ni contraseña, solo el número de registro y el PIN
    3. y si caducó ¿cuando lo hizo, teniendo en cuenta que la inscripción se realizó aproximadamente en enero o febrero del 2012?
    4. Cuando caduca el registro FDA ¿Se debe realizar uno nuevo, teniendo en cuenta que es el mismo producto y la misma instalación y el mismo dueño?
    5. si se hace un nuevo registro ¿No habría duplicado de una instalación?
    6Tenemos una bodega ¿La debemos registrar también?
    Mucjas gracias de antemano por su colaboración

    • Hola Sebastián,

      Ya que tu caso se refiere a una situación tan concreta sobre tu empresa, te contestaré todas tus preguntas en correo privado.

      Agradecerte que te hayas pasado por aquí y dejado el comentario en la entrada.

      Saludos,

      Victoria Valbuena

  4. UNA PREGUNTA , COMO PUEDO HACER PARA RENOVAR FDA YA QUE PIDE UN USUARIO Y LA PERSONA
    QUE ESTABA A CARGO ANTERIORMENTE NO DEJO NI USUARIO NI CONTRASEÑA

    PODRIA POR FAVOR AYUDARME

    GRACIAS

    HEIDI

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